Vi är nog många som har varit på olika typer av årsstämmor och möten i föreningar vi är engagerade i. Kanske håller du med om att en del av dessa möten inte alltid genomförs på ett så roligt sätt.
Årsstämmor och föreningsmöten är viktiga tillfällen för medlemmar att vara delaktiga och påverka beslutsfattandet inom en förening. Tyvärr är det alltför vanligt att dessa möten inte lockar så många deltagare, vilket kan minska engagemanget och beslutsförmågan i föreningen. Ibland är det så pass få deltagare att man knappt är beslutsmässiga, vilket kan påverka det demokratiska beslutsfattandet både kort- och långsiktigt. Många kan efteråt ha åsikter eller tyckanden om beslut som tagits, trots att man faktiskt inte var där.
Det är lättare sagt än gjort att få fler personer till dessa möten, men vi har tagit fram lite tips på vad ni kan göra. Vi hoppas att ni ska kunna locka fler personer att delta i årsmöten och föreningsmöten dit föräldrar och medlemmar bjuds in.
Vi har tidigare skrivit en blogg om vikten av att skapa en ungdomsstyrelse. Det är ett sätt att locka även de äldre ungdomarna att delta på till exempel årsmöten, särskilt om de får chansen att presentera sig och sin styrelse och få vara med och påverka beslut. Genom att testa dessa tips kan din förening förhoppningsvis öka närvaron och skapa en levande och dynamisk gemenskap inom föreningen.
1. Kommunicera på rätt sättEn framgångsrik kommunikation är nyckeln till att locka fler deltagare till årsstämmor och föreningsmöten. Se till att använda olika kanaler för att nå ut till medlemmarna, såsom e-post, sociala medier och föreningens hemsida. Ibland kan till och med sms eller ett telefonsamtal bidra till att folk kommer, även om detta förstås kräver en hel del resurser.
2. Skapa en tydlig och engagerande inbjudan
För att göra mötet mer underhållande och engagerande är det viktigt att skapa en inbjudan som är både rolig och informativ, där syftet med mötet framgår tydligt och där medlemmarnas möjlighet att påverka föreningens framtid betonas. Det handlar inte bara om att skicka ut en kallelse med tid och plats. Var inte rädd för att påminna medlemmarna flera gånger inför mötet, så att de inte glömmer bort det. Att bjuda in till både fysiskt och digitalt möte är nästan ett krav idag för att få fler att delta så se till att ni har tekniska förutsättningar för det.
3. Planera mötet noggrant
Ett välplanerat möte är mer benäget att locka deltagare. Se till att fastställa ett datum och tidpunkt som passar för majoriteten av medlemmarna. Skapa en tydlig dagordning som beskriver ämnena som kommer att diskuteras under mötet. Se till att det finns tillräckligt med tid för frågor och diskussioner. Ju mer strukturerat och organiserat mötet är, desto mer benägna är medlemmarna att delta.
4. Skapa en engagerande agenda
För att locka fler deltagare till årsstämmor och föreningsmöten är det viktigt att erbjuda en agenda som är relevant och engagerande. Variera ämnena och inkludera punkter som berör medlemmarnas intressen och behov.
5. Bjud in externa gäster att presentera saker
För att hålla mötet intressant kan du också bjuda in en spännande talare eller experter på specifika ämnen som är relaterade till föreningens verksamhet. Att erbjuda något utöver de vanliga punkterna på dagordningen kan locka fler personer att delta. Bjud in till exempel in personer från:
- fritids/idrottsnämnden i kommunen
- från Riksidrottsförbundet eller Sisu som kan berätta om sin verksamhet
- en för föreningen känd idrottsprofil
- har ni elitlag, bjud in tränare att berätta om läget
- bjud in era sponsorer att presentera sig och erbjuda något till deltagare
- ta fram en goodiebag (från t.ex. sponsorer)
6. Skapa en positiv atmosfär
Stämningen och atmosfären på mötet spelar en stor roll för att locka fler deltagare. Se till att möteslokalen är inbjudande och bekväm. Skapa en avslappnad och välkomnande atmosfär genom att hälsa alla välkomna och uppmuntra till deltagande och interaktion. Var noga med att ge utrymme för medlemmarna att uttrycka sina åsikter och känna sig hörda.