Att organisera en kaféförsäljning för laget kan vara både roligt och lönsamt, men det finns mycket att tänka på. För många idrottsföreningar är kaféförsäljningen en av de viktigaste inkomstkällorna, utöver medlemsavgifter och sponsorintäkter. För att underlätta har vi tagit fram en checklista för att hjälpa ditt lag/din förening att förbereda och genomföra kaféförsäljningar på ett framgångsrikt sätt.
Planering och förberedelser
Dokument med rutiner
-
- Fråga på kansliet om det finns dokument med rutiner och tips. Om det inte finns kan det vara bra att börja med att skapa ett sådant dokument.
Material och utrustning
- Köp stora plastbackar med lock och fyll dem med saker ni behöver till försäljningen. Det kan till exempel vara termosar, engångsmaterial, verktyg, prislistor, rutinbeskrivningar, kaffe, drycker och snacks.
- Datum och tid
- Bestäm och kommunicera ut datum, tid och plats för försäljningen.
Schemaläggning
- Gör ett schema för bemanning.
Prislistor och menyer
- Ta fram prislistor och menyer med lagets och föreningens logotyp. Plasta in dem för bättre hållbarhet.
-
- Tillstånd och regler
- Kontrollera behovet av tillstånd och följ hygien- och säkerhetsregler.
Kvitton
- Informera alla som köper in saker att spara kvitton för ersättning av utlägg.
Marknadsföring
- Annonsera kaféförsäljningen genom sociala medier, utskick, er hemsida och affischer.
- Uppmuntra lagmedlemmar och vårdnadshavare att bjuda in folk.
Betalning
- Förbered en anpassad QR-kod för smidig och snabb betalning.
- Undvik privata Swishnummer och säkerställ transparens.
- För cuper och seniormatcher, låt folk beställa och förbetala för att undvika köer.
Organisation
- Bilda en kafégrupp som ansvarar för scheman, betalningsrutiner, utbud, priser, redovisningsunderlag, menyer/prislistor, marknadsföringsmaterial och rutiner.
- Dela upp vårdnadshavare och lagmedlemmar i skift och klargör ansvarsområden för produkterna, försäljningen och kassahanteringen.
- Fördela uppgifter som bakning och bidrag av varor.
Utbud
- Välj ett varierat utbud inklusive allergivänliga alternativ.
- Förslag på vad ni kan erbjuda:
- Hembakat
- Färdiga frallor och matigare smörgåsar
- Toast, wraps och pastasallader
- Våfflor
- Kaffe, te, saft, läsk
- Frukt, kexchoklad, bars, kakor
Efter försäljningen
- Alla hjälper till med städningen.
- Räkna intäkterna och jämför med utgifterna.
- Kommunicera resultatet och en utvärdering av försäljningen till alla inblandade.
- Tacka alla som hjälpte till.
Genom att ha en tydlig plan, kommunicera ut det positiva med kaféförsäljningen och förbereda noggrant, kan detta bli en rolig, lönsam och återkommande intäkt till lagkassan. Vi hoppas att denna checklista kan hjälpa er med en framgångsrik kaféförsäljning!